ระบบป้องกันข้อมูลสูญหาย (DLP) คืออะไร

DLP ย่อมาจาก Data Loss Prevention DLP เป็นแนวทางหรือชุดกลยุทธ์ ที่ประกอบไปด้วยเครื่องมือหรือกระบวนการต่าง ๆ ที่ผู้ดูแลเครือข่ายอาจใช้เพื่อดูแลไม่ให้ผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ใช้งานข้อมูลในทางที่ผิด หรือทำให้ข้อมูลสูญหาย เมื่อใช้ DLP ผู้ใช้จะไม่สามารถส่งข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือข้อมูลสำคัญออกสู่ภายนอกเครือข่ายขององค์กรได้ ผู้ใช้เครือข่ายมีโอกาสที่จะแชร์ข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจหรือในรูปแบบที่เป็นอันตรายที่อาจส่งผลกระทบต่อองค์กรที่เป็นเจ้าของระบบเครือข่าย เช่น การส่งอีเมลทางธุรกิจออกจากโดเมนของบริษัท หรือการอัปโหลดไฟล์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปยังบริการจัดเก็บข้อมูลผ่านคลาวด์เชิงพาณิชย์อย่าง Dropbox ซอฟต์แวร์ DLP จะแยกหมวดหมู่และปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ ข้อมูลลับ หรือข้อมูลที่มีการควบคุม

เหตุผลในการใช้ DLP

สถานการณ์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบันทำให้มีการใช้งานซอฟต์แวร์ DLP แพร่หลายมากขึ้นอย่างที่ไม่เป็นมาก่อน จำนวนข้อมูลที่อยู่ในความเสี่ยงเนื่องจากการละเมิดข้อมูลนั้นเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องทุกปี โดย 60% ถึง 70% ของกรณีการละเมิดข้อมูลทั้งหมดทำให้ข้อมูลรั่วไหลสู่สาธารณะและส่งผลต่อชื่อเสียงรวมถึงการเงินของบริษัทเป็นอย่างมาก 84% ของผู้บริหารงานด้าน IT เชื่อว่า DLP ทำได้ยากขึ้นเมื่อมีการทำงานทางไกล ทุก ๆ 11 วินาที จะมีธุรกิจที่ตกเป็นเหยื่อของการโจมตีทางไซเบอร์ ในสหรัฐฯ ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการละเมิดข้อมูลอยู่ที่ 9.44 ล้านดอลลาร์สหรัฐโดยเฉลี่ย DLP เป็นการแก้ไขปัญหาที่พบได้บ่อยสามประการสำหรับการรักษาความปลอดภัยด้าน IT ขององค์กร ได้แก่ การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล/การปฏิบัติตามข้อกำหนด การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา และการเผยแพร่ข้อมูล

• การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล/การปฏิบัติตามข้อกำหนด: องค์กรที่มีการรวบรวมและจัดเก็บ PII, PHI หรือ PCI มีแนวโน้มที่จะต้องปฏิบัติตามข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เช่น HIPAA หรือ GDPR ซึ่งหมายความว่าจะต้องมีการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนของลูกค้า
• การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา: หากองค์กรของคุณมีทรัพย์สินทางปัญญา (IP) ความลับทางการค้า หรือแม้แต่ข้อมูลลับที่สำคัญของภาครัฐ ข้อมูลที่สูญหายหรือถูกขโมยอาจทำให้องค์กรตกอยู่ภายใต้ความเสี่ยง โซลูชัน DLP ที่ใช้การจำแนกประเภทตามบริบทจะสามารถจำแนก IP ทั้งแบบที่มีโครงสร้างและไม่มีโครงสร้างได้ นโยบายและมาตรการควบคุมต่าง ๆ จะทำให้คุณสามารถหยุดยั้งการรั่วไหลของข้อมูลคุณได้
• การเผยแพร่ข้อมูล: โซลูชัน DLP ขององค์กรที่ครอบคลุมจะสามารถตรวจสอบและติดตามข้อมูลจากปลายทาง เครือข่าย และคลาวด์ได้ คุณจะทราบได้ว่าผู้ใช้ในองค์กรของคุณมีการใช้งานข้อมูลอย่างไร

DLP ยังเป็นประโยชน์ต่อการกำกับดูแลภัยคุกคามภายใน, การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล Office 365, การวิเคราะห์พฤติกรรมของผู้ใช้/หน่วยงาน และภัยคุกคามระดับสูงต่าง ๆ

แนวทางที่เหมาะสมในการป้องกันข้อมูลสูญหาย

เมื่อเริ่มการประเมินวิธีการใช้มาตรการด้าน DLP ที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ จะต้องไม่ลืมว่าไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมดจะมีความสำคัญเสมอไป องค์กรแต่ละแห่งให้ความสำคัญกับข้อมูลแตกต่างกันไป แล้วข้อมูลใดจะก่อให้เกิดความเสียหายมากที่สุดหากถูกโจรกรรม มุ่งเน้นไปที่กลยุทธ์ DLP ที่สามารถปกป้องข้อมูลเหล่านี้ได้

พิจารณาการจำแนกประเภทข้อมูลตามองค์ประกอบแวดล้อม การใช้วิธีการจำแนกประเภทข้อมูลตามแอพ การจัดเก็บข้อมูล หรือผู้ใช้ที่จัดทำข้อมูลที่เกี่ยวข้อง แท็กจำแนกข้อมูลแบบถาวรทำให้องค์กรสามารถแลกเปลี่ยนการใช้ข้อมูลได้ตามต้องการ

การฝึกอบรมและให้คำแนะนำจะช่วยลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจจากบุคคลภายใน โซลูชัน DLP ขั้นสูงสามารถแจ้งเตือนผู้ใช้และพนักงานให้ทราบว่าการใช้ข้อมูลของพวกเขาอาจละเมิดนโยบายของบริษัทหรือเพิ่มความเสี่ยง รวมถึงควบคุมการทำกิจกรรมที่มีความเสี่ยง

การใช้งาน DLP ที่ประสบความสำเร็จมักเป็นผลมาจากการทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการใช้ข้อมูลในหน่วยงานของคุณและวิธีการระบุพฤติกรรมเสี่ยงต่าง ๆ องค์กรต่าง ๆ ต้องติดตามการถ่ายโอนข้อมูลเพื่อประเมินสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลที่ละเอียดอ่อนขององค์กร และเพื่อทำความเข้าใจปัญหาที่จะจัดการโดยใช้กลยุทธ์ DLP

ระดับความเสี่ยงมักจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับปลายทางของข้อมูล เช่น พันธมิตร ลูกค้า ห่วงโซ่อุปทาน เป็นต้น โดยมักจะมีความเสี่ยงมากที่สุดสำหรับการใช้งานที่ปลายทาง เช่น ในอีเมลหรือในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลแบบต่อพ่วง โปรแกรม DLP ที่มีประสิทธิภาพจะจัดการเสี่ยงของข้อมูลแบบพกพาเหล่านี้

วัตถุประสงค์หลักในการปกป้องข้อมูลของคุณคืออะไร อาจไม่ได้จำกัดที่ข้อมูลประเภทใดเป็นการเฉพาะ การปกป้องทรัพย์สินทางปัญญา การปฏิบัติตามข้อบังคับ การตรวจสอบเส้นทางข้อมูล วัตถุประสงค์เหล่านี้ล้วนแล้วแต่เป็นวัตถุประสงค์ที่มีคุณค่า การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยลดความยุ่งยากในการพิจารณาวิธีการใช้ระบบ DLP ของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ

อย่าเพิ่งรีบใช้ระบบ DLP จนกว่าคุณจะใช้งานอย่างคุ้นเคยดีแล้ว กำหนดวัตถุประสงค์ที่รวดเร็วและตรวจวัดได้สำหรับแผนงานเบื้องต้นที่ระบุองค์ประกอบต่าง ๆ คุณอาจใช้แนวทางแบบโปรเจคต์โดยการกำหนดขอบเขตเบื้องต้นของแผนงานเพื่อมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลบางประเภทโดยเฉพาะ เป็นต้น เช่น การมุ่งเน้นไปที่การค้นหาและจำแนกประเภทข้อมูลที่ละเอียดอ่อนโดยอัตโนมัติ แนวทางนี้เป็นแนวทางที่ดีกว่าการกำหนดแผนงานเบื้องต้นที่ท้าทายและมีรายละเอียดมากเกินไป

ในการเปิดตัวแผนงาน DLP ของคุณ ให้พิจารณาและตรวจสอบ KPI ต่าง ๆ เพื่อให้คุณมีเกณฑ์ชี้วัดความสำเร็จและสามารถประเมินประเด็นที่ต้องมีการปรับปรุง แชร์เกณฑ์ชี้วัดเหล่านี้กับผู้นำในองค์กรของคุณเพื่อแสดงให้เห็นถึงความคุ้มค่าของระบบ DLP

ขณะที่เปิดตัวแผนงาน DLP เบื้องต้นของคุณ อย่าทำพลาดโดยการปรับใช้ระบบนี้ทีละแผนก การดำเนินการที่ไม่สอดคล้องกันโดยเฉพาะแผนงาน DLP แบบเฉพาะกิจจะทำให้บุคลากรจากส่วนงานอื่น ๆ ที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องโดยตรงละเลยแผนงานดังกล่าว ทำให้สิ้นเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุ

ในส่วนนี้ แนะนำให้ ขอความเห็นจากผู้บริหารงานต่าง ๆ ในองค์กรของคุณเช่น CFO และ CEO เพื่อจัดสรรและรับรองงบประมาณโดยเฉพาะสำหรับโปรแกรม DLP แสดงให้เห็นว่า DLP สามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ในหน่วยธุรกิจได้อย่างไร เช่น ช่วยผลักดันการเติบโตของผลกำไร ทำให้มีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ (เนื่องจาก DLP สามารถลดการใช้บุคลากรลงได้) วิธีนี้จะทำให้การปรับใช้แผนงานทั่วทั้งองค์กรทำได้ง่ายขึ้นและทำให้ประสานงานและเกิดความร่วมมือเป็นอย่างดี เมื่อมีการประสานงานกับหัวหน้าหน่วยธุรกิจต่าง ๆ ในการพิจารณานโยบาย DLP ที่จะใช้กับข้อมูลในองค์กรของคุณ หน่วยธุรกิจทั้งหมดจะทราบเกี่ยวกับนโยบายและแนวทางที่เกี่ยวข้อง รวมถึงผลกระทบของตนเองในภาพรวม