Dù có văn phòng ở công ty và văn phòng tại nhà, nhưng luật sư thường phải đi lại để thu thập thông tin cho một vụ án hoặc đi gặp thân chủ, đối tác hay chuyên gia tư vấn. Khi làm việc bên ngoài tại các địa điểm như sân bay, khách sạn, quán cà phê và các địa điểm công cộng, chấp nhận sử dụng Internet để truy cập vào đám mây có nghĩa là các luật sư sẽ giao phó cho nhà cung cấp dịch vụ bảo vệ và lưu trữ dữ liệu nhạy cảm của mình trên máy chủ của họ, khiến vi phạm dữ liệu rất dễ xảy ra. Tin tặc vốn luôn rình rập từ lâu ở nhiều khu vực công cộng và luôn chực chờ để đánh cắp dữ liệu của nạn nhân, chiếm đoạt các tập tin để tống tiền bằng phần mềm tống tiền mã hóa hoặc xóa tất cả các tài liệu. Theo báo cáo từ nghiên cứu về chi phí do vi phạm dữ liệu năm 2022 của Ponemon Institute LLC, 45% các vụ vi phạm liên quan đến đám mây và tổng chi phí trung bình của một vụ vi phạm dữ liệu là 4,35 triệu đô la Mỹ – một rủi ro thực sự quá đắt đỏ.
Các công ty cần áp dụng những phương thức bảo mật phù hợp trong sử dụng công nghệ bảo mật để bảo vệ dữ liệu của họ khi truy cập hoặc chia sẻ thông tin. Theo Khảo sát về an ninh mạng năm 2022 của Hiệp hội Luật sư Hoa Kỳ, 89% số người được hỏi cho biết công ty của mình có ít nhất một chính sách quản lý việc sử dụng công nghệ an toàn. Con số này nhìn tưởng cao nhưng không phải vậy, vì báo cáo này lưu ý rằng chỉ 67% số công ty có chính sách về sử dụng email, 63% có chính sách về cách sử dụng máy tính được chấp nhận, 60% có chính sách về sử dụng Internet và 59% về truy cập từ xa.
Thông tin có thể bị xâm phạm và tấn công thông qua tất cả các con đường nêu trên; vì vậy, điều quan trọng là các công ty phải đảm bảo tất cả chính sách của mình đều phù hợp và có hiệu quả, không sa đà vào ngôn ngữ “bảo mật” sáo rỗng, dễ gây hiểu lầm, cũng như mở rộng và xây dựng một tiêu chuẩn bảo mật mạnh mẽ và toàn diện hơn để áp dụng trong toàn đơn vị của mình. Bảo mật bắt đầu từ con người và việc con người áp dụng các chính sách; vì vậy, vệ sinh bảo mật dữ liệu là cực kỳ quan trọng đối với các hãng luật cũng như tất cả các đối tác, nhà thầu phụ, chuyên gia, v.v của họ.
Giải pháp là một Đám mây có sẵn, có thể kiểm soát và mang theo bên mình, cũng như khả năng truy cập an toàn để truy xuất tập tin cần thiết mà không lo bị mất hoặc bị đánh cắp.
