Oltre alle postazioni all'interno dello studio, gli avvocati hanno spesso postazioni di lavoro anche a casa, anche se per la maggior parte del loro tempo sono in giro a raccogliere informazioni per un caso o per vedere clienti, partner o consulenti. Quando sono fuori studio, in posti come aeroporti, hotel, caffetterie e luoghi pubblici, utilizzare Internet per accedere al Cloud significa affidare al provider di connessione la protezione e l'archiviazione dei dati sensibili trasmessa tramite i suoi server – una violazione dei dati pronta dietro l'angolo. Gli hacker si sono già organizzati per essere presenti in molte aree pubbliche, in attesa di poter rubare i dati delle vittime, prendere in ostaggio i file tramite ransomware di crittografia o cancellare del tutto i documenti. Il report 2022 Cost of Data Breach Study del Ponemon Institute LLC ha rilevato che il 45% delle violazioni è avvenuto nel cloud e che in media il costo totale di una violazione dei dati è stato di 4,35 milioni di dollari: un rischio che è di tutta evidenza troppo pericoloso da correre.
Gli studi legali devono adottare protocolli di sicurezza adeguati che includano l'uso di tecnologie sicure che proteggano i dati quando accedono o condividono le informazioni. Come riportato da un sondaggio sulla sicurezza informatica del 2022 dell'American Bar Association, l'89% degli intervistati ha dichiarato di avere una o più policy che regolano l'uso sicuro della tecnologia. Ma questo numero può risultare ingannevole, visto che il rapporto rileva che solo il 67% adotta una policy sull'uso della posta elettronica, il 63% ha una policy attiva sull'uso responsabile dei computer, mentre l'utilizzo di Internet viene regolato solo dal 60% e l'accesso remoto dal 59%.
La compromissione e la violazione dei dati può passare da una qualsiasi delle vie sopra descritte, per cui è essenziale che gli studi legali non solo approntino politiche efficaci, prive cioè di termini astratti come "sicuro", ma che vadano anche oltre definendo uno standard di sicurezza più robusto e completo che trovi applicazione in tutti gli ambiti dell'organizzazione. La sicurezza inizia dalle persone e dal loro rispetto delle policy, quindi la cura per la sicurezza dei dati è estremamente importante per gli studi legali e per tutti i loro partner, fornitori di servizi, consulenti e altri soggetti.
La soluzione sta nel "Cloud tascabile", gestibile e trasportabile ovunque, senza preoccupazioni nel caso in cui venga smarrito o rubato e a cui è possibile accedere in modo sicuro per recuperare i file dove e quando servono.
